Revisa tus proyectos con visión estratégica

«No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería haberse hecho en absoluto». Peter Drucker

Reflexionar semanalmente sobre todos nuestros proyectos nos aportará información muy útil para poder decidir mejor en nuestro día a día.

Decidir bien es importante porque, como sabes, la efectividad personal de los profesionales del conocimiento, no depende únicamente de la cantidad de cosas que hagan, sino también de la calidad de las decisiones que toman.

Aunque no paremos de ejecutar tareas, si llevamos a cabo cosas sin sentido, cometemos errores o posponemos hacer lo correcto, estamos siendo personas muy poco productivas.

Por otro lado, sentimos que nuestra productividad es mayor cuando los temas avanzan porque dedicamos nuestros recursos a hacer, en cada momento, aquello que tiene más sentido hacer.

Yo diría que la productividad personal de los profesionales del conocimiento tiene que ver tanto con su visión estratégica como con su capacidad ejecutiva.

Visión estratégica para decidir y hacer que los temas relevantes avancen de la mejor forma y a buen ritmo.

Capacidad ejecutiva en relación a tener una ejecución óptima de las acciones.

Con las prisas del día a día elegimos qué hacer dejándonos guiar por nuestra intuición. Por eso, GTD nos propone, para ayudarnos a elegir mejor en nuestro ajetreado día, hacer revisiones semanales de todo nuestro sistema y dedicar parte de ese tiempo de revisión a reflexionar sobre nuestros proyectos.

Aunque la mayoría de las personas sabemos que es necesario salir del modo mental ejecutor del día a día para entrar en ese otro modo mental más estratégico, parece que nunca es buen momento para hacerlo.

Una dificultad añadida con la que nos encontramos a la hora de encontrar ese momento es que cuanto más trabajo tenemos más nos cuesta «parar». Del mismo modo que cuanto más nos enfocamos en «hacer» más nos cuesta «pensar».

Te recomiendo que en esos momentos en los que sientes que tienes muchísimo más trabajo por hacer que tiempo para hacerlo, mantengas la cabeza fría y reserves un tiempo para volver a coger las riendas de todos los temas que tienes entre manos. Es cuando más lo necesitas.

Así que te invito a que cojas tu lista de proyectos y pienses:

  • Dónde estás con relación a cada uno de ellos
  • Si está bien definida la «línea de meta» para todos ellos y cuál es su propósito.
  • Qué siguiente/es acción/es hay que llevar a cabo para que avancen y quién es la persona más indicada para ello.

Después de hacer este ejercicio, notarás como recuperas la sensación de control, y podrás volver a practicar el arte de hacer lo más adecuado, en cualquier momento y en cualquier situación, durante el resto de la semana.

¿Cómo y Cuándo se revisan nuestros Proyectos?

Revisión semanal

“Si piensas de verdad una vez a la semana, podrás confiar en tus elecciones el resto del tiempo” David Allen

David Allen nos recomienda revisar nuestros proyectos:

En nuestra «revisión semanal», para actualizar el estado de todos ellos. Cada vez que tengamos la sensación de que algún proyecto clave se está quedando atrás. Siempre que sintamos que hemos perdido la sensación de control de nuestras prioridades a corto plazo

El momento más habitual en el que revisamos nuestros proyectos es la «revisión semanal». Y, hacer la revisión semanal es un factor clave para mantener una visión de conjunto

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Cómo gestionamos nuestros proyectos con GTD®

La herramienta que nos propone GTD® para gestionar nuestros proyectos es una lista que contiene una relación con todos los resultados que queremos conseguir «la lista de proyectos»

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