Aprende a Liberarte del Estrés con GTD®: José Miguel Bolívar

Quiero compartir aquí una tabla de conceptos clave que encontrareis en el libro «Productividad personal: Aprende a liberarte del estrés con GTD®», de José Miguel Bolívar.

El significado de algunas palabras que empleamos en la metodología GTD® tiene matices distintos del  significado habitual. En esta tabla encontraréis el significado real y el significado habitual, y erróneo, de diversos conceptos de la metodología GTD®. Esta tabla me ha parecido muy útil para todas las personas que usamos GTD®, ya que nos ayuda a entender los posibles motivos por los que sentimos que GTD® no funciona cuando en realidad lo que está pasando es que estamos implantado mal esta metodología.

Conocer y entender el significado real de los conceptos clave de GTD® me parece esencial si queremos implantar con éxito el método.

PalabraSignificado habitualSignificado en GTD®
Bandeja de entradaCajón de sastre en el que se mezclan cosas, tareas propias y delegadas, información, temas pendientes, etc. Rara vez se vacía por completoContenedor temporal de cosas que se vacía por completo regularmente.
Recopilar/capturarRecordar y/o decidir que hay que hacer algo y anotar recordatorios de ello para que no se olvide.Capturar «cosas» y depositarlas en bandejas en bandejas de entrada sin pensar ni decidir en ellas en ese momento.
Procesar/AclararTrabajar sobre los elementos de la bandeja de entrada ejecutarlos, clasificándolos o archivándolos. Vaciar las bandejar de entrada regularmente, pensando y tomando decisiones sobre las «cosas» que contienen , hasta transformarlas.
OrganizarClasificar o archivarDepositar en contenedores específicos los resultados obtenidos al procesar/aclarar
ProyectoObjetivo completado con muchas tareas que normalmente se extiende en el tiempo. A menudo, lo que la gente llama normalmente proyecto, en GTD® se llama objetivo.Resultados que requiere más de un paso (acción) para conseguirlo.
AcciónTareas a realizar. Normalmente, incluye varias cosas a realizar, que tal y como están definidas facilitan poco ser terminadas. Un gran porcentaje de lo que la gente llama acciones, en GTD® son realmente proyectos.Cada uno de los distintos pasos de un proyecto. Las acciones no son realizables hasta que se completan las próximas acciones previas.
Próxima Acción No utilizadoPróxima acción física y visible para alcanzar un resultado. Puede ser independiente o formar parte de un proyecto y es realizable en cualquier momento a partir de ahora.
PapeleraContenedor generalmente infrautilizado como consecuencia del «síndrome de Diógenes», sea digital o no.Contenedor en el que se depositan todas las cosas que no requieren acción y no pueden servir.
ArchivoContenedor en el que generalmente se mezcla basura con información, posibilidades y acciones a realizar en un futuroContenedor en el que se almacena exclusivamente información que puede ser útil en un momento dado
Listas «Algún día/Tal vez», también conocida como «incubadora»Suelen aparecer como listas stand-by, pendientes, etc. No suele usarse, y cuando se hace suele adoptar diversos nombres. A menudo está mezclada con el archivo.Contenedores en los que se depositan posibilidades, es decir, cosas que a día de hoy no requieren acción pero podrían requerirla algún día.
Lista «A la espera»No suele utilizarse de forma independiente. A menudo coexiste con otros elementos en la bandeja de entrada o en el archivo. A veces forma parte de la carpeta de elementos enviados en el e-mail.Contenedor en el que se depositan acciones que deben realizar otras personas pero cuyo resultado nos afecta a nosotros.
Agenda/CalendarioContenedores en el que normalmente se mezclan eventos con tareas. Por lo general coexisten elementos con fecha límite objetivas (impuestas externamente) y subjetivas (autoimpuestas)Contenedor en el que se depositan acciones que deben realizarse en una fecha concreta o en un momento concreto, siendo en ambos casos únicamente fechas objetivas (impuestas externamente)
Archivo de seguimientoNo utilizado habitualmenteContenedor en el que se depositan acciones que no pueden hacerse hasta que no llegue una fecha futura.
ContextoNo utilizado. Cuando comienza a usarse se confunde con «dónde voy a hacer algo» «dónde suelo hacer algo» o «dónde quiero hacer algo». También se confunde con categorías para agrupar tareas. Son criterios subjetivos. Qué necesito para poder llevar a cabo una acción. Un contexto puede ser una herramienta, un lugar, una persona, etc. Es siempre un criterio objetivo.
Lista de próximas accionesLista única de tareas en la que normalmente se mezclan elementos de distinta naturaleza (que en GTD® se corresponderían con acciones, proyectos, acciones delegadas, «cosas» y posibilidades).Contenedor integrado por la suma de los diversos contextos, y que contiene las próximas acciones que deben realizarse lo antes posible antes de la próxima revisión semanal del sistema.
AplazarDejar las cosas para más adelante, con el riesgo que conlleva de que se queden sin hacer.Organizar los compromisos en contenedores específicos y esperar a haber terminado de vaciar las bandejas de entrada para empezar a ejecutarlos.

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