Claves Productivas Para Proyectos En Red

concept of teamwork, coordination and collaboration« Un buen plan es como un mapa: muestra el destino final y generalmente la mejor manera de llegar a el » H.Stanley

Para que un proyecto en red pueda ejecutarse de forma productiva, es indispensable seguir ciertas claves al comienzo del mismo. En concreto, definir tanto el resultado como el propósito del mismo nos ayudará a optimizar el uso de los recursos y tomar mejores decisiones.

He observado que, cuando trabajas con otras personas y empiezas un nuevo proyecto, suele haber una primera fase de entusiasmo. En esta primera fase, parece que todas las personas, además de tener ganas de llevar a cabo el proyecto, comparten una misma visión conceptual del mismo y coinciden tanto en su propósito como en la forma de llevarlo a cabo.

Probablemente, esto se debe a que cada una de las personas tiene su propia idea de cómo debe ser el proyecto y da por sentado que todas las demás personas implicadas comparten su misma idea. La realidad es que rara vez es así.

Cuando se empieza a trabajar y a entrar en materia, aparecen ideas y maneras de hacer que parecen estar enfrentadas entre sí. Estas formas de pensar distintas suponen un conflicto que, en el mejor de los casos, puede resolverse rápidamente gracias al diálogo y la argumentación, pero que, en ocasiones, puede dar lugar a que se paralice el proyecto, al menos temporalmente.

Estoy convencida, como dice Margaret Heffernan, de que el desacuerdo es fundamental para el progreso y de que el conflicto es a menudo el camino hacia las soluciones creativas, pero también sé que el tiempo es un bien escaso y que moverse rápido implica buscar la mejor solución en el menor tiempo posible.

Una forma de evitar caer en la trampa de dar por sentado que todos los miembros implicados en un proyecto comparten las mismas ideas, y así facilitar que el proyecto marche a buen ritmo, es crear una definición compartida de proyecto.

Definir un proyecto comienza por establecer el resultado del mismo, expresado de forma S.M.A.R.T. El siguiente paso es definir tanto el propósito como las características fundamentales del proyecto, es decir, “para qué” lo llevamos a cabo y “cómo” vamos a hacerlo.

Por mi experiencia hasta ahora en OPTIMA LAB, puedo afirmar que definir un proyecto es algo que puede hacerse, de forma eficaz y eficiente, sin que sea necesaria reunión alguna.

Hasta ahora hemos probado dos procedimientos distintos, igual de efectivos. En ambos, las decisiones se toman por consentimiento integrativo.

Uno de los procedimientos consiste en que el responsable del proyecto comparte lo que entiende debe ser el resultado, el propósito y las características fundamentales del proyecto con el resto de las personas involucradas, pidiéndoles que den su consentimiento para dicha definición de proyecto o que aporten información útil y relevante si quieren modificarla.

El otro procedimiento, que a mí personalmente me gusta más porque creo que aprovecha mejor la inteligencia colectiva, consiste en que todas las personas que tienen interés en el proyecto trabajen primero de forma individual en su propia definición de proyecto y después la compartan con el resto, para que finalmente el responsable del proyecto las integre en una definición compartida.

La utilización de uno u otro procedimiento depende de las características del proyecto en concreto.

Definir el proyecto nos ayudará a fijar desde el principio un campo de actuación que nos permitirá que las decisiones se tomen de forma fluida a lo largo de todo el proyecto y que los posibles desacuerdos queden resueltos desde el primer momento.

Es muy probable que pienses que tener un propósito claro te ayuda a llevar a cabo tus propios proyectos individuales de forma más productiva pero, cuando trabajamos en red, se hace indispensable tener un propósito compartido por las personas involucradas en cualquier proyecto, si pretendemos que el proyecto se lleve a cabo con éxito de forma efectiva.

2 comments to Claves Productivas Para Proyectos En Red

  • Hola Paz,
    partes de la base de que todo el mundo pincha en el proyecto con igual nivel de responsabilidad. Un poco al estilo de lo que sucede en SCRUM cuando el equipo selecciona el trabajo a llevar a cabo en el siguiente sprint.
    Supongo que es lo que ocurre en el OPTIMA LAB. Sin embargo, en mi experiencia, la figura del jefe de proyecto sigue y seguirá estando vigente. Alguien tiene algo (o mucho) más de responsabilidad que el resto.
    En cualquier caso, la visión conjunta del proyecto se tiene que concretar por escrito en el plan de proyecto. Los viejos principios del PMBoK siguen siendo válidos. Y es el JP el que debe redactarlos. Con tanta participación del equipo como sea posible. Pero con al final, el que redacta el documento base es uno.
    Saludos
    Rafa García publicado recientemente…Caso práctico Knowmadik: selección de entornos colaborativosMy Profile

    • pazgarde@gmail.com

      Hola Rafa,
      Gracias por tu comentario.
      Yo no conozco a fondo la planificación de proyectos en estructuras jerárquicas y de momento no puedo, porque no lo he contrastado, decirte que funcionan las mismas formas de hacer que en el trabajo en red.
      Nosotros en OPTIMA LAB lo que estamos haciendo es investigar y testar formas efectivas de trabajar en red y lo que ha día de hoy te puedo asegurar es que se pueden llevar a cabo proyectos, en red, sin necesidad de un jefe de proyecto y sin la necesidad de un Plan de Proyecto o de redactar documentos que en ocasiones solo sirven para enseñar en los ​P​ower​P​oints.
      Saludos

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