#Eficacia 2: ¿Sabes qué es lo que no haces?

se-mas-eficaz-52Hay que simplificarlo todo tanto como sea posible, pero no más. Albert Einstein

Padecemos estrés debido al incumplimiento de acuerdos adquiridos con nosotros mismos. Y la forma de evitarte este estrés es cancelar los acuerdos, cumplirlos o renegociarlos, pero no puedes renegociar contigo mismos acuerdos que has olvidado.

Puede que no uses listas de cosas por hacer porque hayas experimentados el fracaso en anteriores ocasiones. Y el motivo de este fracaso, nos dice David Allen, es que estas listas reúnen en un solo sitio las cinco fases del flujo de trabajo «recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer», cuándo es mejor trabajar estos aspectos por separado.

Personalmente, antes de usar GTD, nunca había apuntado «cosas». Prefería trabajar de cabeza y dejarme llevar por la intuición para decidir qué hacer en cada momento. Hacer esto me provocaba la desagradable sensación de que se me estaba olvidando algo pero pensaba que hacer listas era una pérdida de tiempo. Agrupar en un solo sitio las cosas que tenía que hacer me estresaba. Además, me resultaba muy poco motivador ver el gran número de cosas que tenía que hacer y, en la mayoría de los casos, el poco tiempo del que disponía para hacerlas.

Pero GTD tiene un enfoque diferente. Se usan listas, varias listas, que te aportarán tranquilidad y facilitarán que te concentres en la tarea y que te enfoques solamente en aquello que tiene sentido hacer en cada momento. Esto es gracias a que:

  • Apuntas «cosas», no trabajo, y lo apuntas sin reflexionar sobre el significado que esas “cosas” tienen para ti. Simplemente las sacas de tu cabeza.
  • Piensas y tomas decisiones sobre las «cosas» que has apuntado. Piensas antes de hacer. Como decía Peter Drucker, en el trabajo del conocimiento la tarea a realizar no es evidente y hay que determinarla antes de poder hacerla. Además, separas pensar de hacer.
  • Organizas antes de hacer. Esto nos permite ver en nuestras listas, , en cada momento, solamente lo que podemos hacer. Esto nos ahorra el estrés provocado por ver cosas con las que no podemos hacer nada. Y no mezcla en un solo sitio elementos que requieren acción con otros que hemos decidido que pueden esperar.

La lista única es ineficiente y además con ella no conseguimos control ni tranquilidad. Necesitamos un sistema que permita tener claridad sobre todo nuestro trabajo. Que nos permita saber lo que estamos dejando sin hacer y que nos aporte la flexibilidad necesaria para adaptarnos, porque vivimos una época en la que el cambio es constante y lo que es importante el lunes ha dejado de serlo el miércoles.

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