Liderar con GTD®

Este post es una traducción al español de otro que publicaron mis colegas ingleses en su blog y que me pareció particularmente interesante. Si quieres leer el original puedes hacerlo en: Leading with GTD®

Cuando el líder de un equipo o de una organización adopta GTD®, siente un deseo (casi una necesidad) de ofrecérselo al resto de su grupo.
El deseo de «pasárselo» a otros puede ser altruista («esto me ha venido genial a mi, estaría bien si otros lo tuvieran también»), y a menudo suele estar motivado por lo que pasa cuando alguien del equipo empieza a moverse más rápido que el resto. De repente lo que antes era un cuello de botella para el grupo (el líder) se ha convertido en una fuente de ideas, proyectos y otras muchas cosas que ahora fluyen por el equipo.

Cuando a un equipo se le ofrece GTD® como mecanismo de adaptación a esta nueva dinámica, aparece la oportunidad de que surjan sinergias muy interesantes. A lo largo de los años he ido recopilando las mejores prácticas que pueden adoptar los líderes para potenciar la metodología GTD® y así obtener el máximo rendimiento de su inversión. Cosas simples que forman parte de GTD®, pero pueden no ser obvias en un primer momento.

Estaba comentando algunas de ellas con Spencer Hanson de Lufhansa Airplus- quien lleva cinco años liderando con GTD® (puedes ver nuestro caso práctico aquí) – y juntos creamos una lista con todo lo que hemos visto funcionar a largo plazo.

Así que, para todos los que lideráis equipos grandes y pequeños, aquí tenéis algunas cosas relativamente simples que podéis ir haciendo para comunicar vuestras intenciones sobre esta nueva manera de trabajar, y para maximizar la inversión de ofrecer GTD® a vuestros equipos:

  • Lleva papel a todas las reuniones y demuestra públicamente cómo capturas todas las actividades según van surgiendo. Como líder, tienes impacto en términos de cultura laboral, y la gente copia lo que ve.
  • Pide a tu asistente personal, si lo tienes, que reserve al menos una hora al día para Aclarar y otra hora a la semana para tu Revisión Semanal® – y deja que el resto del equipo te vea haciendo estas actividades. Para ayudar a tu asistente, puedes sugerirle que divida esos tiempos en bloques de 30 minutos y así poder moverlos y encajarlos junto al resto de tus compromisos sin necesidad de cancelarlos. Habrá días en los que no encuentres tiempo para Aclarar, pero serás consciente de ello e intentarás hacerlo en el primer hueco de tiempo disponible.
  • Mantén completa tus listas de @Agenda para cuando te reúnas individualmente con los miembros de tu equipo.
  • Como extensión de esta misma idea, usa una lista de Agenda llamada @ReuniónDeDepartamento para todos los temas que necesites comunicar públicamente, para que puedas ir añadiendo temas según vayan surgiendo al Aclarar.
  • Mantén una lista completa @A la Espera y úsala para mantener el seguimiento de todas las cosas que estás esperando. Es importante que esto NO lo uses como herramienta para presionar a tu equipo, pero es una manera simple de dejarles claro a todos que tú sabes a que se han comprometido, y que harás lo oportuno para que lo cumplan. Sorprendentemente, esto deja de ser necesario en cuanto se dan cuenta de que no se te va a pasar nada por alto nunca.
  • Programa 15 minutos diarios con tu asistente y revisa todos los temas de @Agenda y de @A La Espera que tengas con él/ella para mantener estas interacciones administrativas actualizadas y ágiles.
  • Responde en 24h a todos los emails que recibas. A veces puede ser un simple «Me volveré a poner en contacto contigo», pero indicará que vas en serio con llevar al día tus bandejas de entrada.
  • Integra ideas y terminología útil de GTD® en las conversaciones con el equipo. Por ejemplo, dedica los primeros 5 minutos de la reunión a decidir cuál va a ser «el resultado deseado» de la reunión, y los últimos 10 minutos de la misma a dejar claro quien tiene los «proyectos» y/o «siguientes acciones». Después de delegar algo, también puedes hacer saber a la gente que tienes una lista «A la Espera», o una de “Proyectos Delegados”. El lenguaje puede ser útil para transmitir que hay una nueva manera de trabajar.
  • Da visibilidad a tu Revisión Semanal. No puedes forzar al resto para que hagan la suya, pero puedes animarles diciendo cosas como, «De 2 a 3pm el viernes, me gustaría daros a todos una hora para hacer vuestra Revisión Semanal». No necesitáis hacerla a esa hora si no queréis, pero por favor no molestéis a los que sí la hagan ni a mí. Es clave que sea visible que la estás haciendo durante ese tiempo (o al menos con una mínima regularidad, al menos cuando estás en la oficina). Una vez dicho esto, el objetivo principal es que la hagas tú, ya que te permitirá mantenerte al día y pondrá complicado escaquearse al resto.
  • Si el espacio lo permite, proporciona una sala/cafetería con Wifi y con mesas para que puedan hacer su Revisión Semanal alejados de las distracciones e interrupciones de gente que se acerca a pedir cosas (esto es especialmente importante en oficinas de espacios abiertos.)
  • En el periodo posterior a los cursos de GTD® para el equipo, mantén sesiones de repaso donde los más entusiastas puedan compartir sus propios sistemas e intercambiar ideas, consejos, trucos, y herramientas.
  • GTD® no va de ser ordenado, pero tu gente estará buscando pistas para saber qué hacer. Mantén la oficina – y las bandejas de entrada- limpias de papeles y despejadas, el ejemplo lo es todo en estos momentos.
  • Extra opcional para punto de bonus: desglosa tus objetivos en los objetivos de tu equipo. Al menos en teoría (y en la práctica, para muchos de los líderes a los que he ayudado a lo largo de los años), la suma de todos tus “Proyectos” y tus “Proyectos Delegados” (a tus directos) debería igualar lo que la organización te ha pedido hacer en un año cualquiera.

Espero que te haya sido de ayuda. Si has desarrollado otros tips que sirvan de ayuda a la implementación para grupos me encantaría escucharlos. Sólo envía un mail en inglés a edward.lamont@next-action.eu o a mí (paz@optimalab.network) en español, si lo prefieres.

 

2 comments to Liderar con GTD®

  • Hola Paz:

    Te escribo desde Chile.
    He disfrutado mucho con la lectura de ”Liderar con GTD” y te agradezco su traducción. Me ha hecho mucho sentido.

    A partir de marzo de este año extendí a todo mi equipo directivo y a las jefaturas intermedias la metodología GTD.
    Como herramienta usamos Todoist, es muy flexible pero si no tienes la mentalidad GTD puedes perderte mucho.
    Algunas cosas que funcionan:
    La comunicación es mucho más fluida y se forman círculos de trabajo donde las conversaciones fluyen y rompen las barreras de la estructura piramidal.
    Como rector de colegio, he creado una agenda para cada uno de mis directivos. Esto ha resultado clave para mis encuentros personales. Es una lista compartida en donde vamos ingresando distintos asuntos que luego conversamos en nuestro próximo encuentro.
    Lo mismo hemos hecho para nuestra reunión semanal como equipo. Esto ha sido muy bueno para crear una agenda estructurada a la hora de reunirnos. Incluso, en un caso, que no pudimos reunirnos en la semana, el tener los temas agendados nos permitió tomar decisiones interactuando al interior de los asuntos. Aquí Todoist es muy potente. Y lo mejor, no fue necesario reunirnos. Genial.
    Por otra parte, creamos proyectos compartidos, así generamos un mapa común y obtenerlos claridad.
    Para la lista de En Espera, tengo filtros por contexto (personas) y esto me ha resultado de gran ayuda, sobre todo en la revisión semanal.
    Este es nuestro primer año, y también nos ocurre que algunos tienen más resistencia a la metodología, tanto por el uso de la herramienta, pero por sobre todo, por la falta de hábitos como tomar nota, procesar, revisar. Pero hemos sido pacientes, tratamos de no es imponer sino modelar y apoyar.

    Tu artículo ha fortalecido mi convicción de usar GTD para equipos.
    Gracias.
    Roberto.

    • Paz Garde

      Hola Roberto,

      Muchas gracias por tu comentario. Eres un ejemplo que creo que será muy útil para otras personas que al igual que tú están liderando el cambio en sus organizaciones.

      El cambio organizacional es todo un reto.

      De un gran experto en gestión del cambio «Eugenio Molini» aprendí que la gente solo cambia si quiere. Eso hace que en nuestra mano quede crear las condiciones para que ese cambio sea posible, pero adquirir los hábitos necesarios para aumentar nuestra efectividad es un trabajo personal que nadie pude hacer por otra persona.

      Te deseo muchísimo éxito.

      Un fuerte abrazo.
      Paz

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