Sé+eficaz 31: Cómo afecta a tu organización el correo electrónico

se31“Las organizaciones tienen nervios y sistemas nerviosos centrales que son siempre el reflejo de su eslabón más débil. Si un miembro de un equipo no responde a los e-mails durante dos semanas, la receptividad y la eficiencia de todo el grupo se verá reducida. Si todo el mundo atiende a sus comunicaciones en pocas horas, el resultado es habitualmente una elevada productividad. La gente se queja a menudo de la gran cantidad de correos, aparentemente inútiles, que recibe su organización, pero los que se quejan son los que peor uso hacen de estos correos.” David Allen

Todo el mundo sabe que para ser una organización de alto rendimiento es necesario que la comunicación circule de forma ágil entre los miembros de dicha organización. A día de hoy, en la mayoría de las organizaciones, esto quiere decir que para que una organización tenga un rendimiento óptimo, es de vital importancia que todas las personas gestionen de forma eficaz su correo electrónico.

El hecho de que personas de la organización mantengan correos «encallados» en su inbox más tiempo de lo razonable, hace que se creen cuellos de botella, que a su vez hacen que empeore, en mayor o menor medida, el rendimiento de la organización y que aumente el estrés de las personas afectadas por dicha información.

Todos nos encontramos con el inconveniente de que la información «relevante» llega mezclada con la información «basura» y con asuntos «urgentes», que se deben responder lo antes posible. Esto hace que tengamos que revisar todos nuestros correos para poder saber qué hacer con ellos, aunque el volumen, en ocasiones, sea brutal.

Desarrollar los hábitos necesarios para gestionar de forma sistemática el flujo de trabajo aumentará nuestra productividad personal y, como dice Jerónimo Sánchez, « el correo electrónico puede ser una herramienta altamente efectiva si sabes gestionarla correctamente, y ni el número ni la naturaleza de los correos debería ser un problema de productividad si desarrollamos los hábitos adecuados».

Hacer bien nuestro trabajo nos exige usar herramientas de comunicación, pero las herramientas de comunicación nunca deben ser la causa que nos impida hacer nuestro trabajo.

Aumentamos la efectividad de nuestra organización cuando evitamos contaminar con correos basura, buscamos la forma de comunicación más eficaz para cada situación y gestionamos de forma ágil y responsable todas las comunicaciones que recibimos.

Una organización en la que las personas gestionan de forma eficaz la comunicación es una organización más efectiva y, además, ¿te has parado a pensar cuántas complicaciones innecesarias se evitarían las personas de tu organización si todas procesarán de forma ágil, responsable y proactiva todas las comunicaciones que reciben?

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